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档案管理工作制度

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  一、档案工作专(兼)职人员岗位责任制度
  (一)严格执行《中华人民共和国档案法》以及党和国家有关档案工作的方针、政策及法规,增强档案意识,模范执行档案管理工作各项规章制度。刻苦钻研业务,以适应新形势档案事业发展的需要。
  (二)树立优质服务理念,做好档案的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用等各项工作。
  (三)忠于职守,认真履行档案业务工作的监督、检查和指导职责,提高机关内部各委、各科室和工会系统的档案管理水平。
  (四)做好档案库房管理工作,定期对档案库房、设施进行检查,发现问题及时报告,妥善处理。
  (五)认真做好档案管理中的日常工作,严格执行各项管理制度,切实做好档案保密工作及“八防”工作,确保档案资料的完整与安全。
  (六)档案工作人员变动工作时,必须办好档案的交接手续,否则不得离岗。
  (七)负责完成领导交办的其它档案业务工作。

 
  二、档案安全保管制度
  (一)严格执行档案安全保管和保密工作责任制。本单位各种类型和载体的档案由本单位综合档案室集中负责保存和管理,各科室不得分散保管。
  (二)按规定确定归档和不归档范围,做好应归档的档案资料的收集、整理工作。
  (三)档案实行专室、专架、专人管理;档案库房内框架排放整齐、美观、科学、规范,严格执行档案保密、利用制度,重点档案重点保管。
  (四)禁止擅自抄录、复印或涂改档案。
  (五)禁止出卖、倒卖或携带、邮寄档案出境。
  (六)禁止擅自销毁。档案保管期限已满按规定应销毁的,由办公室档案鉴定小组鉴定,主管领导审查后,登记注册、专人监销。
  (七)定期对库房内档案进行清理核对,发现问题,及时处理。
  (八)按照规定,定期向县档案馆移交档案。
  (九)利用电子计算机等设备逐步对档案进行现代化管理。
  (十)档案室严格按照“三铁”装备,并做好库房温湿度控制,做到防火、防虫、防盗及定期搞好清洁卫生,创造良好的保管条件。


  三、档案保密制度
  (一)严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》,保证党和国家的秘密(包括绝密、机密、秘密,下同)不泄露。
  (二)保密档案要专人管理,妥善存放,严格控制查阅范围。
  (三)查阅保密档案,必须出具有效证明,经主管领导审查同意后,按规定查阅。
  (四)档案工作人员和查阅档案者,不得有下列行为:
  1、擅自提供、抄录、公布保密档案。
  2、涂改、伪造保密档案。
  3、损毁、丢失、出卖、倒卖保密档案。
  4、擅自销毁保密档案。
  5、加强档案库房安全保卫工作,防止档案被盗造成泄露。


  四、档案查阅利用制度
  (一)严格执行保密制度,积极搞好档案利用查阅或借阅服务。
  (二)工作需要查阅和借阅档案时,须办理有关借阅手续后方可查阅或借阅,查阅人应对档案负安全、保密责任,按时归还;外单位查阅档案资料,必须持有单位正式介绍信,经批准后方可查阅,并不得将档案借出档案室。
  (三)档案工作人员应熟悉库藏情况,了解客观要求,做好主动服务和档案利用的预测工作。
  (四)档案工作人员应编制有效的检索工具,不断提高档案的查全率和查准率。
  (五)档案工作人员在搞好档案利用服务时,应注意做好查阅或借阅的登记统计工作,收集利用效果。
  (六)档案管理人员应仔细检查查阅或借阅归还的档案是否完好,如有破损、丢失、涂改等情况,应写出书面报告,由本单位档案工作领导小组根据不同情况,追究责任,按规定严肃处理。
  (七)档案管理人员提供证明材料,应以引述或节录档案原文为主要方法,并仔细校对、审查、加盖公章,确保证明材料的准确性和真实性。


  五、档案统计工作制度
  (一)机关综合档案室要对本室档案的收进、移出、保管、利用等情况进行全面统计,并按要求填报县档案局及其上级主管部门印发的档案工作情况统计表。
  (二)统计工作按规定进行,统计数字要力求准确。要保持连续性。做到室藏数据清楚,账目与实物相符,以提高机关档案工作的管理水平。
  (三)本室应建立以下统计登记薄:
  1、档案收进、移送登记簿。记载保管档案的总数和变化情况。
  2、档案工作基本情况统计表。对本机关每年档案工作基本情况进行综合统计。
  3、档案借阅登记簿。统计本室档案的利用人次、卷数等情况。
  4、档案利用效果登记簿。收集反馈信息,积累利用工作经验,更好地为机关工作服务。
  5、库房温湿度登记簿。记载档案库房温湿变化及其调节控制情况。


  六、档案鉴定销毁制度
  (一)档案工作人员应遵守鉴定销毁规章制度。
  (二)档案的鉴定、销毁工作必须由档案鉴定小组负责。
  (三)销毁档案必须编册,并经档案鉴定小组审核,报请分管领导批准后销毁。
  (四)档案的销毁,必须按照“慎重稳妥”的原则,将销毁的档案存放一段时间后,再行销毁。
  (五)销毁档案时,必须指派专人(两人以上)监销,必须在销毁清册上签名或盖章。


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